Excelência na gestão das empresas em momentos de economia estabilizada é uma atribuição comum para nós empresários, já em momentos como os atuais, onde percebemos o país atravessando dificuldades e um cenário de instabilidades, é um grande desafio. É um momento de reflexão sobre os diferenciais da empresa em relação ao mercado, o que nos possibilita sobreviver e o que torna possível nossa sustentabilidade a longo prazo. Por isso, é muito importante que neste momento adotemos estratégias para minimizar os efeitos negativos desta “crise”. Muito se fala em provedores “Versão 3.0”, controles das despesas, sobrevivência e etc. Nesse momento só consigo externar uma única expressão para englobar esse conceito: “Excelência na Gestão”. Existem muitas teorias sobre a Gestão Empresarial, no entanto, traduzi-las para a prática é muito complexo. Assim sendo, separei oito tópicos que considero essenciais neste processo e gostaria de compartilhá-las:
Primeiro Passo – Elaborar um “Planejamento Estratégico”
Planejamento é um termo muito utilizado em gestão, porém complexo de se aplicar. Podemos entender que toda jornada começa com um pequeno passo. O mais importante deste passo não é o seu tamanho e nem a sua velocidade, mas sim a sua direção, ou seja, para onde estamos indo. Portanto, três pontos importantes que eu considero: retomar o plano inicial, adaptá-lo ás mudanças do cenário atual e adequar a rota caso necessário.
Quando menciono a palavra planejamento, me refiro a “ter um rumo”, saber onde a sua empresa quer chegar. Qual será o destino dela, criar um mapa (que seja da sua cabeça ou um arquivo de texto), inicie cada jornada com um objetivo a ser alcançado, dimensione esse objetivo, monitore o caminho e alcance um passo de cada vez. Sempre na direção correta, seja para construir um novo projeto de rede, implantar uma nova proposta de serviço ou preparar a tributação da sua empresa, o importante é “Planejar”. Lembre-se que a cada novo direcionamento, deve-se propor novos “Planos Estratégicos”. A empresa “para ou se perde no tempo” quando não sabe para onde ir.
É muito importante ter um Business Plan – BP (Plano de Negócios), mesmo que seja uma empresa de pequeno porte. Ter um BP nos obriga a realizar alguns questionamentos importantes sobre o nosso negócio: análise SWOT, análises da concorrência, planejamento financeiro, plano de marketing, linha do tempo, descrição dos nossos produtos, etc. Assim é possível analisar a nossa organização com outra visão: abstraindo os problemas do dia a dia e pensando como analista de negócios, enxergando as dificuldades e descobrindo novas possibilidades. Para elaborar o seu BP (Plano de Negócios) e Planejamento Estratégico procure ajuda de um consultor empresarial (Senai/Sebrae do seu Estado), tenha em mãos a análise do seu objetivo, todas as variáveis da empresa e a criação da estratégia para o sucesso.
É importante reavaliar o comportamento e os hábitos do seu público alvo constantemente, afinal ele também muda de acordo com o cenário político. As pesquisas de mercado, ajudam muito neste aspecto e são muito eficazes.
Passamos então para o segundo passo:
Segundo Passo – “A Busca pela “Qualidade”
Em tempos de crise, muito se fala de busca pela “Qualidade” e o próprio mercado exige isso. Quando a concorrência é muito grande, somente a variedade de serviços, junto a qualidade irão fazer do seu empreendimento, uma empresa de sucesso.
E como procurar a qualidade nos serviços prestados? Existem dois caminhos fáceis de trilhar:
- Certificados de Qualidade,
- Consultorias em Processos de Gestão.
Existem várias certificações que a sua empresa pode buscar e que possuem um excelente custo benefício, dentre elas, vou destacar:
- BR Serviços
Esta certificação nasceu para atender o mercado das empresas de software, aplicando um conjunto de boas práticas e modelos internacionalmente reconhecidos (ITIL; ISO 12.207, 15.504 e 20.000; CMMI-SVC)
Em 2016, a EliteSoft recebeu o “Certificado do Nível G” e frequentemente recomendamos a implantação do modelo aos nossos clientes, já que é um modelo atualizado e adaptado a realidade do mercado brasileiro. Foi necessário adaptar nosso software com funcionalidades importantes para implantação onde foram definidas metas, como orienta o modelo (ANS, ANO, Prioridades e etc.) e também no GIN (Gerencia de Incidentes). Existem várias empresas que implantam o modelo (para maiores informações entre no site da Softex: http://www.softex.br/mpsbr/ e a parceira SENAI-SEBRAE tem contribuído para o sucesso desta implantação em todo território brasileiro. Procure ambas instituições no seu estado e veja de que forma ingressar no próximo grupo de implantação, se surpreenderá com o modelo proposto. Se considerar que o processo de implantação da certificação fique muito complexo no momento, analise a possibilidade de iniciar com a implantação do modelo de Técnicas 5S (House Keeping) o SEBRAE também poderá ajudar com o mesmo. Ao perceber os ganhos que a sua empresa obtém, nunca mais vai querer parar, é um caminho sem volta em procura da excelência.
- MEG:
Dentro dos modelos de gestão, gostaria de destacar o MEG (Modelo de Excelência em Gestão) que há 30 anos vem sendo implantado pelo SEBRAE em parceria com o ALI (Agente Local de Inovação) como parte do PNQ (Programa Nacional de Qualidade). O SEBRAE ajuda na implementação dos modelos e acompanha todas as pontuações (100, 1000, 2000 pontos). Após uma análise da estrutura operacional da empresa, é realizada uma avaliação e a partir dos pontos obtidos procura-se por meio de ações, atacar as áreas da gestão que precisam de analises mais depuradas ou acompanhamento dos processos. O ALI, por sua vez, proporá ações a serem implantadas e acompanhará toda implantação dos mesmos, para que desta forma possam ser realizadas novas avaliações e consequentemente aumentar os pontos dentro do modelo.
Se a sua empresa for destaque dentro da sua região, pode procurar o PEG (Prêmio de Excelência em Gestão) não é um processo obrigatório, mas, procurar o prêmio obriga a empresa a trilhar um caminho na qualidade dos processos de gestão, o que é muito recomendável também.
Terceiro Passo – “A Procura das Ferramentas Corretas”
Procure trabalhar com as ferramentas corretas para o seu modelo de negócios, tanto em software, como nos ativos de rede. Existem muitos software que podem ajudar a sua empresa ao nascer, mas, quando se trata de controle, modelos de negócios e planejamento, eles acabam sendo um controle de clientes (CRM) e gerador de faturamento (Billing). Procure software que ofereçam também orientação a ERP, que possam entregar maior quantidade de informações financeiras afinal de contas a sua empresa existe para gerar recursos financeiros. O controle destes recursos não pode simplesmente “olhar” no extrato bancário e conferir se tem saldo na conta. Tem que ir além disto.
Se o seu software de gestão tem controle financeiro, use-o. As informações da sua empresa devem estar armazenadas num local que não permita uma simples alteração (sem log, sem detalhe), evitando assim a falha humana. Automatize ao máximo o seu controle financeiro que dependa de atividades humanas repetidas (que não requerem análise) se desejar uma empresa sustentável em todos os aspectos. Existem inúmeras marcas e modelos de hardware e equipamentos de rede com preços variados, porém, ao analisarmos a compra de alguma tecnologia específica, obrigatoriamente devemos nos questionar:
– Atende tecnicamente o que estamos precisando?
– Está dentro do meu orçamento?
– Vai permitir a expansão de forma fácil e sem traumas?
Esta última pergunta é fundamental para o mercado de Telecomunicações, expansão é tudo, crescimento tem sido a principal característica do mercado. De nada serve resolver um problema hoje, que se encaixa dentro do orçamento, mas, que não vai me permitir crescer. Às vezes, equipamentos com marcas renomadas, tem características técnicas excelentes, mas, por usarem tecnologias proprietárias não permitem adicionar outros elementos, e assim ampliar a oferta e demanda de serviços. Em contrapartida, existem opções mais econômicas, com qualidade excelente, mas que permitem um crescimento limitado, onde gerir a base de elementos de rede vira um caos numa rede de grande porte. É necessário calcular o custo-benefício ao realizar a compra de equipamentos para a sua empresa e neste caso, voltamos ao início da nossa conversa, quando falamos sobre “Planejamento”. Faça seu planejamento a médio e longo prazo para a escolha das suas ferramentas (software e hardware) com o tempo verá que isso fará toda a diferencia no seu negócio.
Quarto Passo – “O Crescimento de Forma Organizada”
Ser pequeno não é um ponto fraco de uma empresa, é só uma fotografia do momento no meio da caminhada. A maioria das empresas nasce pequena.
Agora…. “Ser pequeno não tem porque ter sinônimo de desorganização”.
Já ouvi vários empresários falando que, estão aguardando crescer para se organizar. Esse é um erro muito comum, e que não deve ser seguido. Sempre, desde o “marco Zero” da sua empresa, ela necessita ser organizada, ter processos claros e bem implantados, ser fiscalmente sustentável e ter controles que os processos são executados de forma correta e confiável.
Se uma empresa nasce de forma desorganizada, ao crescer, os problemas se multiplicam e se tornam muito mais caros para implantar processos e controles. Quando a quantidade de colaboradores passa dos 50, por exemplo, os paradigmas ficam muito onerosos e complexos para serem quebrados. Se o objetivo é ser uma empresa sustentável e de sucesso, então, a única forma de trabalhar é com processos e controles de forma organizada desde o início das suas atividades.
Ser uma empresa “séria” não é qualidade, é uma obrigação desde sempre.
Quinto Passo – “A Capacitação da Equipe”
Em nossas empresas devemos ter pessoas capacitadas para executarem as tarefas que são determinadas para elas. Parece simples e óbvio, mas, não é sempre é assim.
Para termos uma equipe qualificada podemos optar por uma das formas: Contratando pessoal com alta qualificação no mercado ou capacitando a nossa equipe atual. Em ambos os casos, é necessário analisarmos nossa capacidade de investimento financeiro e qual seria a necessidade e urgência dessa contratação.
Contratar uma equipe capacitada não é barato e nem tão simples. Neste caso pode ser mais viável capacitar a sua equipe atual, investindo no conhecimento delas, principalmente nos processos internos. Voltamos, portanto, ao ponto citado anteriormente: a “Busca pela Qualidade”. Se envolver a sua equipe na implantação de modelos de qualidade na sua organização (5S, ITIL, MPS.BR Serviços) obrigará a sua equipe a estudar processos que eles não conhecem hoje, analisar casos, implantar controles, isso ajuda (e muito) na capacitação da mesma. Uma sugestão seria capacitar os seus colaboradores em ações e processos que são do interesse da sua organização. Monte uma equipe de excelência, você e a sua empresa só tem a ganhar com isso.
Sexto Passo – “A Capacitação dos Gestores”
Assim como a sua equipe, os gestores da empresa (alta gestão) também necessitam passar por um processo de capacitação. Você pode ser simplesmente o dono do negócio, ou o gestor do mesmo. A decisão é sua. Ficar em casa contando o dinheiro é o sonho de qualquer empreendedor, mas, fazer a gestão do seu negócio é a realidade de 9 em cada 10 empreendedores.
É certo que não é possível gerir, se não estivermos à altura dos acontecimentos do dia a dia. Fazer a gestão é principalmente planejar, controlar e tomar decisões. Pense 5 minutos nisso, como iremos tomar as melhores decisões se não estivermos preparados para tal?
Não é necessário entender tudo do seu negócio, mas, é muito importante conhecer os processos, saber o porquê de cada etapa, e principalmente coletar medições dos processos para entender o que acontecendo dentro da organização, e dessa forma não levar surpresas com o que acontece no mercado.
A maioria dos empreendedores na aérea de TI são conhecidos como os “escovadores de Bits”, gostam de passar uma noite virando uma rede, configurando um BGP ou aplicando regras de Firewall. Isso é muito bom para acompanhamento da área técnica, mas, é muito ruim para os negócios. Ninguém tem que conhecer do seu negócio melhor que você. Entender a legislação, contabilidade, fiscal, financeiro, processos administrativos não é um luxo, é uma obrigação como gestor. Quando se tem perdas financeiras é simples culpar ao auxiliar administrativo, gerente que não proveu um custo superior que as receitas. Ou quando se tem problemas fiscais, culpar o contador ou a empresa de consultoria. Lembre-se sempre que, quem tem as perdas, em todas as situações é o investidor da empresa, o dono do negócio e para que essas perdas sejam menores, é necessário acompanhar tudo o que acontece na sua empresa, e tomar sempre as decisões corretas, entendendo de fato o que está acontecendo.
Capacite-se, prepare-se e estude minuciosamente o mercado. A medida que o seu conhecimento aumenta, as chances de obter êxito aumentam na mesma medida.
Sétimo Passo – “A Empresa Fiscalmente Sustentável”
Quem está no mercado de telecomunicações, conhece alguma empresa que teve problemas fiscais (ou com órgãos de regulação), e sempre escuta receitas de como evitar problemas de fiscalização (Receitas ou Anatel), seja em listas de discussão ou por consultores externos. As vezes essas receitas de bolo funcionam, a maioria das vezes não.
Sempre, mas, sempre, tenha um “Planejamento Fiscal”. Seja organizado fiscalmente, um problema fiscal pode fazer fechar as portas de muitas empresas de sucesso financeiro, e quando consultados, ninguém sabe o motivo real do fechamento das mesmas. O investidor culpa o contador, o contador culpa a empresa de consultoria de SCM, a empresa de consultoria culpa o advogado, mas, as empresas têm prejuízos enormes por falta de um planejamento fiscal.
Mas, o que é um Planejamento Fiscal?
Tal qual o modelo de Análise SWOT e planejamento de negócios (Business Plan), precisamos refletir sobre:
Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades (objetivos) e Ameaças.
Analisando os objetivos, saberemos quais questões de enquadramento fiscal devemos alcançar, poderemos verificar as ameaças reais ao nosso planejamento e então certificar-se se o nosso planejamento se sustenta ante qualquer órgão de controle. Ter uma “história” para contar.
Ao procurar essa “história” devemos ter cuidado em 2 pontos principalmente. São eles:
Ter um relato sustentável, não somente na sua veracidade, mas, também nos documentos, nos contratos, na contabilidade e nas notas fiscais emitidas.
Se existe separação de SVA e SCM, verificar que fique muito claro o porquê está sendo cobrado um valor de SVA e porque está sendo cobrado um valor de SCM, se estão sendo cobrados por CNPJs diferentes, que exista um contrato de cobranças de fato entre ambas empresas, se uma empresa realiza a cobrança para a outra, os repasses de dinheiro tem que existir (nem que for 1 vez por mês), todo movimento financeiro no banco tem que ser similar ao declarado fiscalmente e nos livros contáveis. Todos os CNPJs têm que ter a contabilidade correta e coerente com operação que executam.
Quanto maior é o empreendimento, mais difícil fica o controle e a gestão tributária e fiscal. Por esse motivo lembre-se sempre, que mesmo pequeno, seja sempre organizado e tenha um planejamento.
Todo o planejamento fiscal (ou ‘história a ser contada’) tem que ser própria. Muitas empresas de consultoria, advogados, contadores, fornecerão opções a serem escolhidas, algumas sustentáveis, outras não, mas, o que sempre deve ser lembrado que a receita que funciona num determinado problema, pode não funcionar em outro, e principalmente, não existe receita de bolo perfeita totalmente blindada. O que existe é um planejamento tributário próprio, bem justificado, muito bem documentado e que reflita o correto enquadramento fiscal e tributário do empreendimento.
Muita gente bem-intencionada pode colocar informações em listas de discussão, faz comentários em roda de conversas, das consultorias de processos, mas, lembre-se sempre, na hora da fiscalização ou defesa do seu planejamento fiscal, colaboradores e consultores argumentarão defendendo o seu modelo. Nesse momento, a defesa tem que ser sua, muito bem argumentada e documentada.
Oitavo Passo – “A Busca pela Excelência e não pela Perfeição”
E por último, temos que compreender as nossas limitações e da nossa equipe e as dificuldades do seu mercado. Dar um passo de cada vez, nem que seja pequeno, e principalmente entender que não estamos atrás da procura da perfeição, mas sim da “Excelência”.
“O progresso é mais importante que a perfeição”.
Ser empreendedor em telecomunicações e TI é uma corrida que não tem um único vencedor, existem muitos ganhadores, mas, temos que tomar cuidado, para não ser dos muitos que ficarão pelo caminho.
“Compare você com você mesmo e nunca com os outros”.
Desejo a você, caro leitor, muita sorte na “Busca pela Qualidade” e bons negócios para todos nós.
Ignacio Daniel Arias
Natural de Córdoba, Argentina.
Formação em Sistemas de Informação em Córdoba, Argentina.
Teve participação em outros empreendimentos nas áreas de informática, TI, comunicação e marketing, todos eles no Brasil.
Experiência de 10 anos em Software e Administração de Empresas na Argentina.
(2004 – 2016) CEO da EliteSoft – Empresa de Desenvolvimento de Software e Consultoria para empresas de Telecomunicações (Fundador e Sócio Proprietário).
