Segundo Vicente Falconi, “a única razão pela qual você trabalha é porque alguém precisa do resultado de seu trabalho”, e vai além, quando afirma que a meta de uma empresa é ser a melhor do mundo naquilo que faz, não existindo alternativas.
Em um cenário cada vez mais competitivo e com clientes cada vez mais exigentes e imediatistas, que quando contratam os seus serviços, esperam uma internet de qualidade e com um preço acessível, o mínimo que resta as empresas é a busca incessante pela melhoria contínua de seus processos e serviços, caso contrário, serão engolidas pela concorrência.
Muitos provedores no intuito de entregar um serviço de qualidade, concentram todos seus esforços na parte técnica, deixando na maioria das vezes, em segundo plano a gestão de seus processos internos, o que é um erro, pois se você quiser ser o melhor naquilo que faz, as áreas de gestão e técnica devem ser tratadas com o mesmo grau de importância dentro de sua empresa. A gestão deve estar enraizada em todos os setores de sua empresa, pois a muito tempo deixou de ser um diferencial, e passou a ser algo essencial e intrínseco a atividade empresarial.
Você deve estar se perguntando, como posso fazer uma gestão eficiente dentro do meu provedor? Gerenciar os processos de uma empresa não é algo fácil, e demanda muito tempo e persistência, mas acredito que você esteja familiarizado com este fato, não é mesmo? O nosso papel aqui é te ajudar a ser o melhor do mundo naquilo que você faz, te apresentando ferramentas e metodologias que te ajudaram a fazer a gestão da sua empresa de maneira eficiente.
Existem inúmeras metodologias e ferramentas que podem ser aplicadas em sua empresa, a primeira delas a ser apresentada é a metodologia de qualidade chamada “Gerenciamento do Trabalho e rotina do dia a dia”, que direciona as pessoas para aquilo que deve ser feito para obter, manter e melhorar cada vez mais os resultados dentro de uma organização. Então vamos começar? Esperamos realmente poder te ajudar.
Vamos primeiramente entender o que é uma empresa, segundo Vicente Falconi “uma empresa é uma organização de seres humanos que trabalham para facilitar a luta pela sobrevivência de outros seres humanos” e facilitar a vida das pessoas deve ser a missão de toda empresa, tendo em mente que toda vez que o seu trabalho é capaz de satisfazer as necessidades de seus clientes, ele agrega valor. Agregar valor é satisfazer o seu cliente, que só vai pagar por aquilo que julga ter valor.
Agora que já temos em mente o que realmente é uma empresa, vamos entender como deve ser conduzido os seus trabalhos. Sabemos que uma empresa é composta por diversas pessoas, dentro de uma organização hierárquica, divididas em quatro níveis de funções: operacional, supervisão, gerenciamento e direção, essas funções são divididas em duas categorias: funções operacionais e funções gerenciais. A questão aqui é, você deve buscar pessoas multifuncionais, que sejam capazes de realizar diversas funções em um mesmo cargo.
Você já estruturou a organização hierárquica de sua empresa? Se ainda não fez isso, queremos te auxiliar nesta função que é basicamente o primeiro passo para gerenciar sua rotina do trabalho do dia a dia, pois se não tem bem definido o que cada colaborador vai executar em seu dia de trabalho é impossível estabelecer diretrizes de controle.
Você deve estar se perguntando, mas qual o tipo de trabalho para cada função? Na Figura 1 é mostrado o tipo de trabalho exercido em cada função para duas situações, quando ocorrem anomalias e para quando está tudo normal.
Figura 1 – Tipo de trabalho exercido em cada função (Falconi, 2013)
As anomalias são os gargalos da sua empresa, ou seja, tudo aquilo que atrapalha o desenvolvimento de alguma atividade, eventos que fogem do normal, como por exemplo a quebra de algum equipamento, qualquer tipo de manutenção corretiva, retrabalho, insumo fora da especificação, reclamação de clientes, atraso nas compras, erros em faturas, erros na previsão de vendas. Sendo assim, todo trabalho conduzido do lado direito da Figura 1 não agrega valor à sua empresa, pelo contrário agrega custo. Você quer aumentar a sua produtividade e consequentemente seu lucro, elimine as anomalias, que só serão eliminadas pela ação das funções operação, supervisão e principalmente pela gerência.
As funções operacionais de uma empresa exigem muito tempo dos colaboradores e devem ser centradas em padronização, enquanto a função da gerência é atingir metas, e para atingir as metas se faz necessário cumprir os padrões existentes, sendo necessário estabelecer novos padrões quando necessário, a padronização é vital para o gerenciamento.
Quando há muitos problemas (anomalias) em sua empresa, o tempo de seus colaboradores é consumido em combatê-los, desta forma, ao invés de estarem atingindo metas estão resolvendo problemas e não agregam valor. O caminho para se eliminar as anomalias dentro da sua empresa é definir de maneira clara a função de cada colaborar, padronizar as operações e treinar seus colaboradores. Uma pessoa bem treinada executa suas atividades de maneira correta, quanto mais bem treinado for um colaborador, mais fácil o seu gerente vai atingir as metas, pois ao invés de perder tempo resolvendo problemas, ele estará buscando maneiras de atingir metas talvez inimagináveis.
Você após atribuir as funções aos seus colaboradores, deve se atentar se cada atividade está sendo desenvolvida de acordo com o estabelecido, pois é muito comum encontramos essas três situações a seguir nas empresas:
- Muitos chefes que na realidade não exercem a função gerencial.
- Existem também diretores, gerentes e supervisores que não exercem a função de supervisão.
- E o pior de tudo é que existem até operadores que não conseguem exercer bem a sua função por falta de padronização e treinamento no trabalho.
O primeiro passo para ser a gestão diária de sua empresa funcionando perfeitamente foi te apresentado, agora cabe a você provedor, definir qual os cargos e delegar quais as funções de cada colaborador dentro de sua empresa.
Até o próximo artigo, onde daremos continuidade ao tema “Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia”.
Fonte:
FALCONI, V. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. 9ª Ed, Nova Lima: FALCONI Editora, 2013.
ALVES, R. A importância da Gestão de Pessoas nas empresas. Blog administradores.com: março de 2013. < http://www.administradores.com.br/artigos/academico/a-importancia-da-gestao-de-pessoas-nas-empresas/69158/>
