Não existe uma forma certa de se trabalhar, nem um modelo infalível de organização empresarial. No entanto, não podemos usar esse argumento como um álibi para nos isentarmos da responsabilidade de estudar, avaliar e desenvolver a melhor forma de organização interna e externa da nossa empresa. Uma das principais dificuldades nessa área é a organização das escalas de trabalho dos colaboradores, algo que, se feito com atenção e cuidado, pode melhorar muito a produtividade, o relacionamento com o consumidor e, é claro, a lucratividade.
Para tornar essa organização mais fácil, resolvemos trazer nesse post alguns pontos que você deve ficar atento para melhorar a gestão de equipes! Confira:
Planejamento e Premissas de Trabalho
A primeira etapa é o planejamento, é claro. Nesse momento, desenvolveremos o que muitos chamam de premissas de trabalho. É simples, definiremos o que temos “em mãos” no momento, antes mesmo de começar a dizer o que cada um deve fazer ou não e quando. Vamos definir, por exemplo, a quantidade de equipes que temos disponíveis e quais são os técnicos que trabalham por nós. De preferência, destaque as habilidades de cada um, para um ponto que veremos adiante.
Além disso, como toda boa premissa, vamos estabelecer nesse momento como se dará a rotina do trabalho e das escalas. Quais são as regras de entrada e saída? Como funcionará o cumprimento de horários – definindo, por exemplo, qual será a necessidade de horas extras, ou como será o monitoramento dessas horas de trabalho. Além disso, deve-se ter em mente quais serão as normas de trabalho de uma forma geral.
Por fim, é importante definir como a tecnologia participará de tudo isso. Em primeiro lugar, é fundamental que as suas equipes externas tenham aparelhos móveis, sejam tablets ou celulares, para que possam transmitir informações em tempo real para a matriz.
Desenvolvendo as escalas de trabalho
Agora que você tem todos os pontos anteriores esclarecidos, é chegado o momento de definir as escalas de trabalho. Em primeiro lugar, defina as equipes por talentos e aptidões. Por exemplo, você pode definir os técnicos que trabalham melhor com determinado tipo de equipamento e separá-los em um grupo.
Com o grupo formado, tenha em mente quais são as aptidões de cada um para resolver os problemas dos clientes. É claro que, se a sua equipe for pequena, não há necessidade de muitas subdivisões, mas ainda assim é importante ter um controle do histórico e das aptidões de cada colaborador.
Depois disso, é importante definir a escala por grupo. Para ajudá-lo, vamos ensinar algumas das escalas básicas de trabalho que existem. Para isso, é necessária uma rede interna, além de softwares capazes de organizar todas as informações – hoje, existem programas destinados ao acompanhamento de equipes externas e internas. Além disso, crie planilhas ou use os softwares para relatar históricos de atendimento, e qualificações dos profissionais. Assim, é possível atender o cliente de maneira mais precisa.
Escalas diárias
Basicamente, funciona com a contagem de dias e pode ocorrer de três formas – considerando 1 ou 2 dias de descanso. A primeira é a escala 5×1, onde definiremos 5 dias de trabalho e 1 de descanso. A vantagem desta é que as folgas sempre cairão em dias diferentes, o que ajuda o trabalhador a aproveitar o que cada dia da semana tem a oferecer.
A segunda é a escala 5×2, com dois dias de folga. Essas folgas podem ser feitas simultaneamente – normalmente nos finais de semana – ou em dias diferentes, mas requerem uma organização maior no último caso. Vai depender da rotina de atendimento para posicionarmos de cada uma das folgas.
Por fim, temos a escala 6×1, onde temos 6 dias de trabalho e 1 de folga. Nesse modelo, a folga sempre cai no mesmo dia da semana e, por conta disso, muitos escolhem os finais de semana. No entanto, se a sua empresa trabalha todos os dias da semana, o ideal é dividir as equipes igualmente, destinando a alguns a folga no sábado e aos outros no domingo.
Pronto para montar suas escalas? Se ficou com alguma dúvida, fique à vontade para comentar!
