Nos âmbitos institucional e corporativo, compliance é o conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades das empresas, bem como evitar, identificar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.
Comply, em inglês, significa “agir em sintonia com as regras”, um tanto autoexplicativo. É estar absolutamente de acordo com normas, controles, além de todas as políticas e diretrizes preestabelecidas. É a atividade de assegurar que a empresa está cumprindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro de todos os padrões exigidos de seu segmento, como a Anatel. E isso vale para as esferas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, jurídica, previdenciária, ética.
A função de compliance incorporada ao seu negócio, deve obediência estrita à CLT, adequação dos processos internos às normas técnicas recomendadas para certificação “ISO”, conformidade contábil, harmonia com obrigações fiscais, responsabilidade ambiental, entre outras. São incontáveis as imposições regulatórias com as quais o empreendedor pode e deve se preocupar. E basta uma pequena falha para que a empresa seja onerada com restrições legais, multas, punições judiciais, além da desonra em sua reputação (algo difícil de ser revertido).
O termo passou a ser utilizado no início dos anos 90, (principalmente em instituições bancárias), compliance era apenas sinônimo de adequação jurídica. Com o tempo, percebeu-se que era impossível implementar procedimentos de conformidade sem conhecimento pleno dos processos internos, metodologias de trabalho utilizadas, políticas de estoques, estratégias de gestão de pessoas, técnica de melhoria contínua, contabilidade, etc. Assim, nos dias de hoje o conceito foi enriquecido e estamos falando em algo bem mais extenso do que simplesmente “interpretar leis”.
O provedor pode alcançar com maior solidez seus objetivos estratégicos através das ferramentas de compliance. A colaboração da empresa com todas as normas, ditames de regulamentação e controles internos eficientes, representam maior qualidade na atividade empresarial (respeito às normas de qualidade), economia de recursos (evitando gastos com multas, punições e cobranças judiciais) e fortalecimento da marca no mercado (empresa séria e ética).
Objetivos, papéis e responsabilidades da função de compliance na organização
– Analisar minimamente os riscos operacionais;
– Gerenciar os controles internos;
– Desenvolver projetos de melhoria contínua e adequação às normas técnicas;
– Analisar e prevenir de fraudes;
– Monitoramento, junto aos responsáveis pela TI, no que se refere às medidas adotadas na área de segurança da informação;
– Realização de auditorias periódicas;
– Gerenciar e rever as políticas de gestão de pessoas, em parceria com os responsáveis pela área de Gestão de Capital Humano.
– Trabalhar na elaboração de manuais de conduta e desenvolver planos de disseminação do compliance na cultura organizacional;
– Fiscalização da conformidade contábil de acordo com as normas internacionais;
– Interpretar leis e adequá-las ao universo da empresa.
Como criar uma área de compliance em seu Provedor
1-Quem deseja implantar um setor de compliance, o primeiro passo é elaborar um código de conduta, em linguagem simples e objetiva, com o auxílio dos especialistas;
2-Disseminar a importância de seguir as regras e procedimentos. Criar canais de comunicação permanentes com as equipes, permitindo, inclusive, que eles denunciem condutas inadequadas;
3-O exemplo deve vir de cima. A gerência deve agir com justiça internamente e prezar por ações éticas na competição externa. Ganhar espaço no mercado, mas sem abrir mão dos valores, é algo que deve ser sempre reforçado na empresa.
4-Não basta agir dentro da legalidade, demonstrar ao publico estratégico que a empresa não se envolve com atos imorais. Compliance é valor e deve ser incorporada ao comportamento de todos dentro da empresa.
Principais benefícios que a área de compliance pode trazer para seu Provedor
– Ganho de credibilidade por parte de clientes, funcionários, investidores e fornecedores;
– Importante ferramenta para as empresas que buscam mercados externos;
– Aumento da eficiência e da qualidade dos produtos fabricados ou serviços prestados;
– Melhora nos níveis de governança corporativa;
– Oferece prevenção, pois muitas empresas só pensam em compliance quando já foram punidas por algum problema.
As empresas brasileiras com pouca estrutura, em geral, relutam em adotar programas de compliance em seu universo. É o velho hábito de preferir remediar a prevenir. O problema é uma longa briga judicial porque uma lei trabalhista foi descumprida, arcar com multas pesadas da Receita Federal por falhas em sua prestação de contas ao Fisco, enfraquecem a empresa no mercado, sublimam sua credibilidade e secam seu caixa e suas perspectivas de futuro.
Por um lado o cenário financeiro e o panorama do mercado são favoráveis aos novos provedores que quiserem investir, porém, a questão regulatória promete dar trabalho às empresas. A ANATEL dispõe de severas exigências com as empresas, que vão desde o atendimento da legislação, até a obtenção de licenças e autorizações propriamente.
Para atuar no mercado, é necessário que o provedor obtenha uma licença SCM – Serviço de Comunicação Multimídia obrigatória para empresas que prestam serviços de internet. Para quem oferece serviços de telefonia fixa, também é preciso contar com outra licença específica, a STFC (Serviço de Telefone Fixo Comutado). E por fim, que oferece serviços de TV por assinatura, também deve contar com a SeAc (Serviço de Acesso Condicionado). Tanto para obter as licenças quanto atender às exigências da legislação é preciso contar com uma equipe preparada e especializada para que a empresa consiga total adequação às normas.
A taxa de mortalidade das empresas com até cinco anos de vida beira os 50% no Brasil. Menos de 20% das empresas chegam aos seus 10 anos de vida, em geral, por falta de controles internos, falhas de gestão, respeito às normas e regulamentação. Portanto, subestimar o compliance e a importância de jogar dentro das regras é o que talvez explica esse cenário.
E aí, de qual lado você quer estar?
Luana Mafia e Anna Gardemann
Mafia e Gardemann Advogados Associados
