A incorporação de novas tecnologias no escritório e no trabalho remoto, melhoram a fluidez no ambiente de trabalho, permitindo uma dinâmica mais interessante no dia a dia, e possibilitando que o time trabalhe com sinergia aproveitando os recursos.
Avaliamos as seguintes tecnologias de fácil acesso, e múltiplos benefícios para qualquer Empresa.
PABX física ou virtual?
A pergunta tem várias respostas, mas principalmente deve-se decidir ou considerar que tipo de troncais vamos ter no local, e que tipo de ramais.
Em cenários onde temos linhas analógicas (RJ11), troncos E1, ou chips de celular é provável que precisemos mantê-los, e nesse caso a utilização de um PABX físico seja interessante, embora hoje é possível fazer uso da Portabilidade, e passar a ser atendidos por um fornecedor que tenha serviço de Telefonia IP e que entregue o mesmo na nuvem para evitarmos ter que manter um equipamento físico e linhas no local.
Nos casos onde podemos trabalhar com soluções Cloud, não precisamos colocar nenhum equipamento físico no local, e só devemos nos preocupar por garantir a largura de banda mínima para o serviço de Telefonia.
Dependendo da quantidade de ramais que vamos ter, e da quantidade de chamadas simultâneas que esperamos poder suportar, vamos calcular a banda necessária para não ter problemas de qualidade. Trabalhando na maior das qualidades, precisaremos (com cálculos exagerados) aproximadamente 100Kbps (Upload e Download) por chamada no ar. Exemplo: com 1Mbps dedicado para o serviço de Telefonia, poderemos manter até 10 chamadas simultâneas. Trabalhando com compressão, consideraremos 30Kbps (Upload e Download) por cada chamada simultânea: isto é, com a mesma banda de 1Mbps dedicada a Telefonia, poderíamos cursar até 33 chamadas simultâneas.
Para evitar interrupções entre os serviços de dados e telefonia na mesma rede, é boa prática dividir os tráfegos em diferentes VLANs e configurar diferentes qualidades de serviço e/ou prioridades no roteador da empresa.
Ramais Inteligentes
Tanto na modalidade de PABX físico como na de PABX Cloud, os ramais podem ser configurados com telefones analógicos mediante adaptadores, telefones IP, Softphones para PC e Softphones para celular.
Os softphones hoje estão sendo muito utilizados por vários motivos:
- Caso o posto de trabalho tenha um PC ou Notebook, o uso do softphone dispensa o gasto em telefones físicos
- No caso dos celulares, o uso do softphone entrega mobilidade, permitindo que o ramal seja utilizado não só no escritório, senão também desde casa, na rua ou desde outro país desde qualquer rede wifi ou 4G.
- Os softphones podem ser customizados, e/ou integrados com outras soluções como CRM e ERP, para mostrar diferentes informações na tela quando ingressa uma nova chamada para o nosso ramal.
Nos casos onde o escritório tinha anteriormente um PABX e telefones analógicos é possível aproveitar a estrutura, o cabeamento existente, e os telefones analógicos, colocando um adaptador ou gateway FXS. Esse equipamento é um conversor de tecnologia analógica para IP e permite converter cada telefone analógico existente, em uma linha VoIP a registrar na central, mesmo ela seja física ou cloud. A dica consiste em colocar o equipamento no mesmo lugar físico onde ficava o PABX analógico, e simplesmente tirar os cabos dos telefones e plugá-los no adaptador para aposentar a velha central.
Já os telefones IP são a opção mais atrativa visualmente. Existem centos de modelos, marcas e categorias. Desde simples telefones, que aparentam ser telefones analógicos (apenas botões e em alguns casos nem uma tela) até dispositivos mais avançados com sistemas operacionais próprios como Android que permitem até rodar algumas aplicações neles.
Muitos deles vem com qualidade de voz HD, telas para videoconferência e possibilidades de ampliação mediante módulos.
Avaliação de Segurança
Um dos objetivos ao contratar Software ou Hardware de comunicações, também deve ser adquirir uma solução que possua um determinado grau de segurança contra ataques externos:
– O sistema deve ter possibilidades de desativar uma conta depois de diversas tentativas de login incorreto.
– O acesso ao sistema e aos dispositivos só deve estar permitido para o Administrador mediante mecanismos de autenticação seguros.
– É importante ter links redundantes ou fornecedores alternativos para ter alta disponibilidade do serviço.
– Em ambientes críticos, é recomendável ter dois sistemas de comunicação num sistema redundante para evitar uma queda do serviço ante uma falha de hardware.
Comunicações Unificadas
Muitos fornecedores do mercado fornecem esse serviço, o qual permite integrar diferentes funcionalidades sob uma única plataforma, como por exemplo, URA, soluções de Call Center, Videoconferência e ferramentas colaborativas. Esse tipo de soluções alavanca pequenas empresas com instalações simples, facilidades de uso e alta disponibilidade.
Recepcionista Virtual
Muitos serviços online, aproveitam os avanços na tecnologia Speech-To-Text e a Inteligência Artificial para oferecer serviços de recepcionista virtual os quais podem ser integrados ao seu PABX. Com eles, você pode implantar uma URA inteligente para filtrar as chamadas telefônicas, colocar os clientes na espera, comunicá-los com a área correspondente, ou decidir se deseja atender ou não a uma determinada pessoa dependendo do motivo da ligação.
0800
Já seja mediante linhas analógicas ou VoIP, é possível dispor de um número 0800 para que os nossos clientes possam nos ligar sem custo. Ter uma linha aberta de comunicação com o cliente é um jeito simples e conveniente de se comunicar, sem gerar despesas para o consumidor. Os 0800 na modalidade VoIP são uma ótima eleição pela facilidade de implantação e a possibilidade de trabalhar com “Callback”: isto é, receber a ligação do cliente no 0800, informar mediante uma gravação pro mesmo que ele será contatado à brevidade, desligar a chamada para não incorrer em despesas com a chamada 0800, e em seguida disparar uma nova chamada para o cliente para conectá-lo com um dos nossos atendentes.
Muitos desses serviços, podem ser contratados na modalidade SaaS (Software como Serviço) o que possibilita às Empresas ter sistemas de qualidade, sem ter que contar com altos investimentos de dinheiro, pelo que se você ainda não entrou nesse mundo, é a hora de melhorar as suas possibilidades de comunicação internas e externas!
Adrian Lovagnini
