Atualmente, a área de compras dentro de uma empresa é mais estratégica do que nunca. Além de ser um setor chave para a negociação e redução de custos, também é integrado a diversos outros, como logística, vendas, estoque e o financeiro. Por isso, um bom planejamento de compras é uma peça chave no sucesso de um provedor.
Quer saber mais sobre como melhorar o planejamento das compras pode contribuir para a sua empresa? Acompanhe o post de hoje!
A importância de um bom planejamento de compras
Como o setor de compras é aquele relacionado à aquisição de materiais e produtos, é de extrema importância que ele esteja por dentro da situação da empresa e das suas demandas. Especialmente no caso de um provedor, que tem demandas urgentes como pela manutenção ou troca de equipamentos, quando o cliente não pode ficar esperando.
Por isso, o setor de compras deve estar bem integrado ao estoque, de modo que nunca faltem equipamentos chave na empresa, como cabeamento e conectores. Porém ele não pode depender só do estoque nesse ponto, pois o setor de vendas tem informações úteis sobre as demandas dos clientes que são muito importantes para a realização de um bom planejamento.
Caso o setor de compras consiga cruzar as informações dos outros dois setores, ele pode conseguir negociar valores melhores e escolher os períodos ideais para a compra. Como as compras geram despesas que vão para o financeiro, esse setor também influencia nas escolhas dos períodos de compra.
E o trabalho não está terminado uma vez que a compra está efetuada. Além de acompanhar o processo de entrega do produto ou do serviço, o setor deve entrar em contato com o controle de qualidade para determinar se o que foi entregue realmente correspondia ao valor investido. Isso é extremamente importante para fazer cobranças do fornecedor e para decidir se ele será mantido ou não para as próximas compras.
Como um processo complexo, um bom planejamento de compras passa por diversas etapas.
4 pontos chave do planejamento de compras
Diagnóstico
Antes de tudo, é necessário conhecer a situação atual do setor por meio de uma análise da cadeia de suprimentos. Com esse diagnóstico, é possível identificar os pontos da cadeia que podem ser melhorados para aumentar a produtividade e verificar o relacionamento com os atuais fornecedores.
Também é possível avaliar as áreas em que é necessário investir em capacitação ou em uma mudança do software de gestão, se a empresa usar algum.
Plano de Ação
A partir das informações do diagnóstico, é necessário traçar um plano com ações concretas a serem tomadas pelo setor. Por exemplo, se há problemas com fornecedores, é importante buscar alternativas que cumpram os padrões de qualidade da empresa.
Caso sejam identificados problemas na relação com outro setor, como o de estoque, é necessário investir na integração intersetorial, que pode ser feita por programas de gestão, por exemplo.
Fornecedores e cotações
É crucial para um bom planejamento de compras que haja uma boa organização da relação de fornecedores e de cotações. Com esses dados atualizados e bem sistematizados, é possível facilitar a busca por melhores preços, aumentando a agilidade do processo de compra.
Requisições e pedidos
Um sistema para relacionar as requisições dos funcionários aos pedidos que já foram feitos garante que nenhuma delas fique pendente por muito tempo. Alguns sistemas permitem até mesmo a automatização das solicitações, que pode ser útil para aquilo que é mais urgente.
Um bom planejamento de compras também está estreitamente ligado ao estoque, acompanhando todo o processo até o recebimento para garantir que nada falte.
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