No meu artigo anterior, sobre migração de um ambiente de gestão familiar para um de gestão profissional, comentei sobre as dores do crescimento e de como a gestão profissional poderia ajudar a lidar com esse impacto.
Em uma mudança do estilo de gestão, itens como cultura, metas, objetivos, processos, passam a ser revisados e em muitos casos alterados, causando principalmente um desconforto na equipe de colaboradores. Esse impacto muito se deve pois como pessoas temos a tendência de desconfiar das mudanças, nos assustar com elas e preferir que elas não ocorram. Lógico que não estou generalizando nesse sentido, porém, a maior parte acaba sendo esse MEDO DO NOVO.
A mudança de gestão tem vários impactos na organização, que se não for analisado pode causar desde a queda de produtividade, insatisfação dos colaboradores, perda de identidade como empresa, a perda de confiança dos colaboradores e principalmente impacto junto ao seu cliente/assinante. Tudo isso junto traz muitas dúvidas no processo de mudança, já que à primeira vista o sentimento será “ANTES NÃO ERA ASSIM! ” ou “NÃO ACONTECIA ISSO ANTES DA MUDANÇA! ”, e até, “SERÁ QUE DEVO CONTINUAR A MIGRAR A GESTÃO DA EMPRESA?”.
Sim, você deve continuar a migração da gestão da empresa, porém esse tipo de questionamento, causado por inúmeros casos resumidos nos itens anteriores, podem ser minimizados, seguindo alguns passos, principalmente usando planejamento para aplicação desses passos, porém, sempre falamos de planejamento e o que seria esse planejamento?
Planejamento é uma palavra que significa o ato ou efeito de planejar, criar um plano para otimizar o alcance de um determinado objetivo. Esta palavra pode abranger muitas áreas diferentes.
O planejamento consiste em uma importante tarefa de gestão e administração, que está relacionada com a preparação, organização e estruturação de um determinado objetivo. É essencial na tomada de decisões e execução dessas mesmas tarefas. Posteriormente, o planejamento também a confirmação se as decisões tomadas foram acertadas (feedback).
Mas por que usar e para que usar o planejamento nessa migração de gestão familiar para gestão profissional? Por um motivo simples, porém complexo, que seria minimizar o impacto da identidade da empresa, a parte cultural da empresa em questão. A gestão profissional a ser implantada precisa estar alinhada com os valores até então da empresa, para não causar uma disruptura ****social logo no início da implementação do ambiente, minimizando os pontos citados anteriormente.
Eu utilizo muito uma frase do estatístico William Edwards Deming, considerado o pai da qualidade total, que falava mais ou menos assim:
“SEM DADOS VOCÊ É APENAS UMA PESSOA QUALQUER COM UMA OPNIÃO. ”
E nesse contexto os KPI nos tiram do achismo, do feeling e te traz um direcionamento concreto para tomadas de decisões. Mas o que são KPI´s?
Também conhecidos como “Indicador Chave de Desempenho”, os KPIs são métricas que fornecem visibilidade sobre o desempenho de determinado negócio e seu impacto na organização. Geralmente, os KPIs são controlados e exibidos em dashboards ou scorecards, garantindo que todos os níveis hierárquicos e departamentos de uma empresa compreendam a forma de como seus trabalhos influem e contribuem para o sucesso ou fracasso do cumprimento dos objetivos da companhia.
Os KPI’s facilitam a transmissão da visão e missão de uma determinada empresa para os colaboradores que não ocupam cargos elevados. Desta forma, todos os colaboradores de vários escalões hierárquicos são envolvidos na missão de alcançar os alvos estratégicos estabelecidos pela empresa. O KPI funciona como um veículo de comunicação, garantindo que os trabalhadores entendam como os seus trabalhos são importantes para o sucesso ou falta de sucesso da organização.
Vamos ter clareza em uma situação, não basta ter KPI, se não sabemos o que fazer com eles, ou como construir e para que utilizaremos. O KPI não substitui a ação e efetivação das atitudes, ajustes de processos e procedimentos, porém o KPI ele te direciona e aponta o caminho.
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Sempre falo que: “O KPI ME MOSTRA A TEMPERATURA/PROBLEMA DO PACIENTE, A SOLUÇÃO/TRATATIVA EU PRECISO DESCOBRIR E SABER APLICAR”, dito isso, precisamos ter a clareza que a utilização do KPI precisa ser feita de forma PLANEJADA, principalmente considerando nessa migração de gestão, como uma forma de comunicação, direcionamento e ajustes nos objetivos, por isso precisamos ter em mente alguns passos básicos para construir esses KPI´s:
O valor do KPI deve ser estratégico: Quaisquer medições realizadas através de indicadores pontuais, devem estar conectados com os valores identificados no planejamento estratégico da empresa realizado pela alta administração.
O KPI pressupõe responsabilidade, mas também autoridade: Os elementos que são responsabilizados pelo desempenho de KPIs e suas várias métricas indicadoras, devem também possuir autoridade para o gerenciamento das melhorias.
O KPI deve ser sistêmico:
Um KPI nunca pode ser visto isoladamente e sim integrado ao conjunto de KPIs da empresa, bem como integrado a outras áreas da empresa. Da mesma forma, o conjunto de indicadores métricos de um KPI deve estar convergente com o direcionador de valor do KPI.
Os valores de desempenho devem ser desdobrados:
As metas dos valores desejados pela alta administração da empresa e suas respectivas métricas de desempenho, deve ser repartido entre as partes intervenientes de cada processo.
Deve Ter um Modelo Robusto:
Os modelos utilizados em um KPI devem ser robustos para proporcionar resultados coerentes e verdadeiros. Deve se tomar o cuidado para que o modelo não seja muito complexo, pois isto dificultaria a sua aplicação.
O modelo deve ser de fácil assimilação e obtenção:
O modelo utilizado nos indicadores de um KPI deve ser simples o suficiente para que todos os responsáveis pelo seu desempenho possam compreendê-lo. Além disso, precisa ser obtido de forma fácil, preferencialmente através de sistemas computacionais.
Quando falo acima em alta administração, estou querendo dizer da linha C-Level / Diretores, que precisam definir muito claramente seus objetivos, em consonância com os objetivos trilhados pelo Conselho Administrativo da Empresa. Para isso recomendo sempre a utilização da metodologia SMART para definição dos objetivos, consecutivamente a criação dos KPI´s, mas o que a metodologia SMART nos fala:
A metodologia SMART baseia-se em 5 aspectos que devem ser levados em consideração para planejar metas, auxiliando as organizações sobre como fazer os KPIs que realmente possam ser efetivos. O acrônimo SMART é formado por cada um destes cinco aspectos:
- Specific/Específica: As metas que serão monitoradas utilizando KPIs devem ser descritas com o máximo de precisão, sem que haja ambiguidades, facilitando o entendimento por todos
- Measurable/Mensurável: O resultado a ser atingido precisa ser mensurável. É justamente a capacidade de medir uma meta que nos permite saber o quão distante estamos do resultado esperado
- Attainable/Atingível: Metas que não são alcançáveis destroem a motivação das equipes. Utilizar dados históricos da empresa ou do mercado pode auxiliar na criação de metas que realmente possam ser atingidas
- Realistic/Realistas: As metas devem ser equivalentes à capacidade de realização da empresa, considerando um pessoal qualificado, investimentos e infraestrutura
- Time-bound/Temporal: Com tempo infinito toda meta é alcançável, mas obviamente nenhuma empresa dispõe de tempo infinito. Por isso é fundamental que qualquer meta tenha um prazo para ser realizada
Utilizando esses 5 preceitos, as organizações podem definir metas corretas, auxiliando-as em como fazer KPIs que levem ao aperfeiçoamento da gestão.
Dentro dos cinco itens acima, temos três itens que sempre causa erro no KPIs que são o Atingível e Temporal, pois o que preciso atingir nem sempre está dentro do tempo que tenho ou gostaria para isso, causando descompasso com o Realista. Percebam que o conjunto dos cinco itens por isso só precisam ser bem ajustados para o pleno funcionamento e implantação dos KPIs, por isso seguir as recomendações da metodologia SMART é um ótimo caminho para sanar de vez as dúvidas sobre como fazer KPIs que sejam realmente efetivos.
Uma vez que definimos os objetivos SMART, a criação dos KPIs passa a ser mais tranquilo, realmente procurando trazer de fato dois objetivos: Produtividade e Qualidade. Esses dois pontos são chaves.
Então o propósito dos KPIs é registrar e mostrar os dados críticos de forma que:
- Possamos ver como está o nosso desempenho em relação as metas;
- Ver as preocupações em tempo real e tomar as ações corretivas de forma rápida e ágil;
- Conseguir gerenciar os objetivos SMARTs;
A implantação dos KPIs, juntamente com os objetivos SMARTs são peças fundamentais para a implementação do novo modelo de governança da empresa, pois o principal desafio nesse caso e profissionalizar sem perder a essência, o DNA construído até então, e para isso uma excelente comunicação com o time se faz necessário, colocando todos para colaborarem em pró de um mesmo objetivo, afinal como William Edwards Deming falava:
- “Não se gerencia o que não se mede; Não se mede o que não se define; Não se define o que não se entende; Não há sucesso no que não se gerencia. ”
Vamos atrás do sucesso então?
Autor: Claudio Placa – Formado em Redes de Computadores, com cursos em Análise Comportamental, Processos Gerenciais, além de Palestrante e Coach. Atualmente, CEO da AONET Internet, um dos mais sólidos ISP’s do interior de SP.
