Segundo Chiavenato a padronização é a aplicação de padrões em uma organização para se obter a uniformidade e a redução de custos. O padrão é o instrumento básico do gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia, é ele que indica a meta e os procedimentos para a execução das tarefas, de maneira que cada indivíduo consiga assumir a responsabilidade pelo resultado do seu trabalho.
Quando se padroniza os processos de uma empresa, automaticamente se reduz a variabilidade e a diversidade nos processos e, daí, elimina-se o desperdício e aumenta a eficiência.
Vicente Falconi afirma que a padronização é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pela organização e por seus colaboradores, sendo assim, não existe gerenciamento sem padronização.
O que queremos que entenda com esse artigo é que a padronização do ambiente de trabalho é essencial para o desenvolvimento e sucesso de qualquer negócio, só que esta tarefa não é algo fácil, pelo contrário requer muito esforço e persistência, pois envolve a mudança da cultura organizacional, então o que sugerimos é que comece a padronizar as áreas e os processos prioritários da empresa.
As tarefas prioritárias são aquelas em que:
- Se houver um pequeno erro, afetam fortemente a qualidade do processo ou produto.
- Já ocorreram acidentes no passado.
- Ocorrem problemas na visão dos supervisores e na sua.
- Ocorrem reclamações dos clientes.
- Apresentam um alto índice de anomalias, e prejuízos.
- Apresentam alta dispersão.
A priorização é feita levando em canta os critérios descritos acima, podendo ser classificadas em A, B e C. Vicente Falconi diz que a ordem de priorização é feita de acordo com as seguintes considerações:
- Primeiramente as tarefas A, consideradas prioritárias.
- Dentre estas, aquela na qual trabalham mais pessoas.
- E as demais seguindo a mesma lógica descrita acima.
Após definido as tarefas prioritárias é o momento de se mapear os processos por meio do fluxograma.
No gerenciamento utiliza-se o fluxograma por dois motivos, o primeiro deles é para garantir a qualidade e o segundo para aumentar a produtividade. Mas como assim um fluxograma pode garantir a qualidade e o aumento da produtividade? Já vamos te explicar, quando um fluxograma do processo é elaborado, é possível identificar pontos de melhoria, esses pontos de melhoria são os fatores problemáticos, sabe aqueles probleminhas que acontecem no dia-a-dia? Então, com a modelagem do processo é possível enxerga-los, podendo trabalha-los e melhora-los garantindo assim, a qualidade dos processos e a melhoria da produtividade, porque se os problemas foram eliminados, não se gasta mais tempo os solucionando.
O fluxograma é o início da padronização, sendo assim, todos os gestores, em todos os níveis, devem estabelecer fluxogramas dos processos que estão sob sua autoridade, por exemplo: compra, vendas, previsão de vendas, planejamento estratégico, faturamento, contabilidade, assistência técnica, desdobramento das diretrizes, entre outros. Na figura abaixo é apresentado um fluxograma genérico de um processo de venda.
Mapeie sua área, faça um fluxograma do processo para cada produto de sua gerencia, deixando claro os vários processos, não queira fazer perfeito da primeira vez, não tenha medo de errar, comece pelo processo que tem maior número de falhas e vá implantando aos poucos.
No momento em que for modelar o fluxograma do processo, faça-o de acordo com a realidade atual e não com a que você imagina, para isso é necessário que você vá até o local onde ocorre o processo a ser mapeado e converse com as pessoas, as questione se necessário e aí sim o modele, neste momento você já ira identificar pontos de melhoria.
É importante que você deixe claro quais operações existem em sua área de trabalho e quais são as pessoas envolvidas em cada uma delas. Quando o fluxograma estiver pronto reúna todos os envolvidos no processo e pergunte:
- Este processo é mesmo necessário?
- Cada etapa do processo é necessária?
- É possível simplificar?
- É possível adotar novas tecnologias, informatizar ou automatizar o processo todo ou parte dele?
- O que é possível centralizar ou descentralizar?
E de acordo com o feedback dos envolvidos no processo faça as modificações, nesta etapa sua empresa estará vivendo a melhoria continua, pois sempre que necessário é importante que reveja os processos com sua equipe e melhorem sempre que possível.
No próximo artigo continuaremos com o tema padronização falaremos mais sobre fluxograma e o procedimento operacional padrão.
Abraços.
Referências Bibliográficas
- Chiavenato, I. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 7ª Ed. rev. e atual. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2003 – 10ª Reimpressão.
- PEINADO, J.; GRAEML, A. R. Administração da produção: operações industriais e de serviços. Curitiba: UnicenP, 2007.
- Rosso, B. Cultura Organizacional: a importância, mudança e resistência. Acesso em 24/07/2017. Disponível em:< http://www.administradores.com.br/artigos/cotidiano/cultura-organizacional-importancia-mudanca-e-resistencia/73286/ >.
- FALCONI, V. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. 9ª Ed, Nova Lima: FALCONI Editora, 2013.
