O artigo de hoje é continuação do artigo Gestão de Rotina: padronização da sua área de trabalho e falaremos sobre os procedimentos operacionais padrão, que se referem aos procedimentos conduzidos nas operações.
O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado, sendo uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para realizar uma tarefa.
Um POP tem como objetivo manter o processo em funcionamento, através da padronização e minimização de ocorrência de desvios na execução da atividade, ou seja, assegura que as ações tomadas para garantia da qualidade sejam padronizadas.
O ideal é que todos os departamentos de uma empresa em funcionamento tenham elaborados os POP´s, no entanto, se na sua empresa não existem padrões o ideal é que elas junto com os seus supervisores redijam os POP´s, retratando a situação atual e treine o seu pessoal. O ideal é que comecem pelas tarefas prioritárias, vamos dar algumas dicas de como elaborar as POP´s ai no seu provedor de internet.
- Verifique como cada operador de determinada tarefa a executada, essa verificação poder ser feita por meio de check-list, fluxograma ou câmera de vídeo.
- Observe as discrepâncias existentes na maneira de executar a tarefa, cada pessoa é única, então cada um executa uma tarefa de maneira diferente, o objetivo do POP é padronizar a tarefa, fazendo com que todas as pessoas que forem executar determinada tarefa a façam da mesma maneira.
- Peça aos supervisores que discutam com os operadores as discrepâncias encontradas durante a execução da tarefa, o objeto aqui é encontrar pontos que podem ser melhorados durante a execução da tarefa.
- Reúna-se com seus supervisores e definam a sequencia correta de trabalho.
- Treine os operadores e garanta que todos estejam executando as tarefas como descritas no POP.
- Finalmente faça o esboço da POP, redigindo a sequencia correta. Não é necessário escrever muito, apenas liste as atividades críticas de uma forma resumida na sequencia certa.
Observação: Uma atividade critica é uma atividade que deve ser executada para que a tarefa tenha bom resultado. Por exemplo: retirar as cadeiras de um auditório antes que o piso seja lavado. O critico aqui é retirar as cadeiras, antes de lavar o piso. Neste caso o operador é livre para retirar as cadeiras da maneira que desejar, uma ou duas de cada vez, com a mão direta, esquerda ou com as duas, começando pela frente ou pelo fundo, Nada disso é critico.
- Só padronize aquilo que for necessário padronizar, para garantir certo resultado final desejado.
- Monte o manual de POP do seu setor e deixo onde todos os funcionários tenham acesso, pois em caso de dúvida poderão checar.
- Isso é padronizar procedimentos operacionais. É simples mesmo. Não complique!
Padronizando desta maneira seus resultados deverão melhorar substancialmente. Mas lembre-se de que o trabalho só estará padronizado quando todos os operadores estiverem executando as tarefas da mesma maneira. A essência da padronização é o treinamento. O POP é apenas um pedaço de papel no qual a sequencia de trabalho é registrado para uso futuro.
Até a próxima!
Referências Bibliográficas
- FALCONI, V. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia. 9ª Ed, Nova Lima: FALCONI Editora, 2013.
