Todos os dias nós temos vários projetos para melhorar nossas vidas. Estimulados pelas mensagens do ambiente e das conversas do dia a dia, desejamos emagrecer, parar de fumar, empreender, adquirir algo, tirar férias, etc.
Alguns desses projetos são grandes e difíceis de executar; outros, mais simples e rápidos.
A maior parte não resulta em nada; já alguns resistem por algumas horas.
Alguns passam a nos perseguir e de vez em quando, aparecem do nada em momentos de insatisfação: “Vou fazer… E se eu fizesse… Não está na hora…”.
Poucos viram planos de ação e pouquíssimos chegam a ser executados a ponto de se transformarem em realidade. Quantos de seus projetos você realmente levou até o fim?
Nós planejamos um churrasco com os amigos: quem leva o quê, quantas pessoas irão, o que faremos… E não planejamos “projetos” mais relevantes.
Em uma empresa acontece a mesma coisa, porém, com um agravante: são muitas pessoas tendo ideias o tempo todo. Mas o resultado é semelhante: a maior parte do que pensamos jamais é convertido em realidade. Por várias razões, mas, principalmente, “por não ter tempo”.
Planejar é estruturar o caminho entre o querer e a ação. Isto vale para qualquer coisa que não possa ser executada agora.
Você já parou para planejar o seu dia? A sua semana? O seu mês? O ano? O método muda e as ferramentas mudam, mas o objetivo é sempre o mesmo: focar nossa energia e nossa atenção para que nossa ação nos leve na direção que desejamos.
O processo de Planejamento Estratégico é basicamente isto. Uma sequência de ações executadas por uma empresa para focar sua atenção.
Muitos empresários me perguntam como fazer e por onde começar o Planejamento Estratégico da sua empresa. Muitos fazem diversos cursos, em diferentes entidades e “aprendem” inúmeras ferramentas. Mas, no fim, não aplicam nenhuma delas e acabam levando o dia a dia como sempre fizeram: “apagando incêndios” de forma desorganizada e chegando ao final do dia com a sensação de cansaço e “hoje não consegui fazer nada”, pois passou o dia correndo e resolvendo “pepinos”.
O Planejamento Estratégico é a ferramenta mais poderosa que existe para focar recursos escassos, inovar e dar velocidade e consistência à execução. Nada é tão eficiente para transformar a discussão sobre ideias e a tomada de decisão em uma ferramenta de ganho de competitividade e rapidez.
P.E. é um processo. Deveria ser um processo contínuo e cíclico, onde o fim de
um período de execução coincide com o novo período de planejamento. Deveria.
Poucas empresas o fazem desta forma, infelizmente. A maior parte reduz o processo a uma discussão anual de orçamento e metas que muitas vezes é esquecido após a primeira dificuldade ou “falta de tempo”. Estratégia é COMO nós vamos atingir um resultado. Tem a ver com a capacidade de definir uma direção e apontar a empresa nesta direção.
Ao fazer o P.E. estamos, de fato, decidindo como faremos para obter o resultado que concordamos em atingir.
O P.E. define o “como faremos” para atingir um conjunto de objetivos. E, este conjunto de objetivos, atua como um mapa do caminho em direção à visão da organização. Ou seja, a visão serve como uma meta estratégica a ser atingida.
Vale aqui um comentário sobre as visões das empresas atuais. A visão da empresa deve ser uma meta SMART, ou seja, ESPECÍFICA, MENSURÁVEL, ALCANÇAVEL, RELEVANTE e TEMPORAL. Explicando: que dê para medir, que não seja um devaneio, que seja importante, fundamental e tenha um prazo para execução. Porém, hoje vemos muitos “quadrinhos” com visões completamente mal montadas e irrelevantes.
Aplique a SWOT (ou Matriz FOFA): estabeleça suas Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Mais um comentário: essa ferramenta é extremamente poderosa quando bem aplicada. Ou seja, deve-se “investir” tempo na sua análise e deve ser executada em TODOS OS PROCESSOS INDIVIDUALMENTE. Ouça seus colaboradores, ouça seus clientes, ouça todas as partes interessadas, OUÇA… algo que é extremamente difícil para alguns.
Quanto menor for sua empresa e quanto mais rápido ela está crescendo, mais a visão e a Matriz FOFA devem ser atualizadas e servirão, muitas vezes, como uma direção, uma ideia.
A partir daí deveremos montar um Plano de Ação, que irá definir objetivos, ações com prazos de execução, os responsáveis, os recursos, etc.
O horizonte desse plano dependerá da complexidade da sua empresa. Executar um Plano de Ação para todas as áreas é fundamental para o êxito global e atingimento da Visão Estratégica.
Normalmente se trabalha com ações semanais (chamadas de urgentes), mensais e, finalmente, anuais.
Mas a montagem do Plano de Ação deve ser feita por quem? Quem participa? Quem deve entender? Ora, quem executará? O P.E deve entendê-lo e, principalmente, fazer parte da sua construção.
Em muitos cursos eu vejo apenas o diretor e mais uma pessoa. Embora o “dono” da empresa seja fundamental, a pergunta que faço é: apenas ele executará o P.E? Acredito que não. Pois, então, qualifique seus colaboradores que efetivamente irão “tocar” o Planejamento.
A definição dos Planos de Ação (ou Projetos Estratégicos), de forma participativa, tem a finalidade de selecionar projetos ou ações que possibilitam alcançar as estratégias definidas e os resultados definidos pelas metas, promovendo o entendimento, o alinhamento entre áreas e o comprometimento das pessoas responsáveis pelos processos da cadeia de valor.
Mas como a implementação dos planos de ação é acompanhada?
A definição de indicadores e metas deve permitir a avaliação da eficácia das estratégias, sendo que o estabelecimento de metas para o êxito das estratégias tem como objetivo definir níveis de desempenho esperados para os indicadores estratégicos, com base em fatos, como: projeções de históricos, previsões mercadológicas, níveis de resultados alcançados por outras organizações do mercado ou setor de atuação, picos de resultados já alcançados anteriormente e desafios incrementais e outras variáveis.
A grande dificuldade encontrada nas empresas é justamente estabelecer metas e indicadores de acompanhamento dos objetivos e Planos de Ação, pois, normalmente, são definidos de forma errônea e por “quero atingir tanto”, sem a mínima análise técnica, estatística e, portanto, matemática para esse cálculo. É matemático: é razão e não emoção. Sempre que se estabelecem metas com a emoção, sugiro que se prepare para a frustração.
Resumindo:
1 – Monte sua Visão Estratégica;
2 – Aplique a Matriz FOFA;
3 – Defina seus Objetivos Estratégicos;
4 – Faça seu Planejamento Estratégico;
5 – Controle com Indicadores.
Luiz Alberto – Professor e Consultor VLSM e SEBRAE/PR.
