É sabido que na maioria das vezes o início das empresas se dá por oportunidade ou necessidade. Desta forma tudo é realizado entre erros e acertos, e/ou ainda a “quatro mãos” dividido entre gestão e operação. Estrutura enxuta, mas com o passar do tempo observa-se que existe um mercado e a possibilidade de crescer. Pronto! É preciso contratar, ensinar, treinar, delegar, dividir e gerenciar. Aquilo que no princípio seria mais fácil, começando pelas regras e padrão, se perde no fazer e fazer rápido. “Vou fazendo, vou arrumando, vou contratando, depois eu anoto, depois eu cobro, depois eu vejo, depois eu faço, deixa que eu faço…” Quem nunca falou, ou ouviu um gestor falar alguma (s) desta(s) frase(s)? E qual foi o resultado? É simples de constatar: inconsistência nas informações e dados, ausência de parâmetro, tomada de decisão pela gravidade e urgência, imprecisão na decisão, estresse, retrabalho, descontentamento da equipe, clima organizacional em conflito, reclamação e insatisfação do cliente, cancelamentos de contratos, enfim…muitos são os problemas advindo de uma “Gestão às Cegas” atrelada a um comportamento de “faz tudo”, ou ainda “ser bombeiro” (não desmerecendo a profissão, mas no sentido de apagar incêndio aqui e acolá). “Às cegas” em decorrência de não gerir os resultados, as informações, os números, a produtividade e o desempenho. Abaixo há alguns pontos percebidos e vivenciados durante a intervenção nas consultorias, não existindo uma ordem, muito menos proporções ou intensidades exatas, ou seja, tudo dependendo da maturidade e da dinâmica da gestão.
- Imprecisões nas informações: Diversos locais, alteração e migração no sistema, ausência de continuidade, backups incompletos.
- Ser operacional: Por conta de saber fazer e acreditar que somente sabe fazer “direito”, sai do papel de líder gestor e vira executor.
- Ausência de Comportamento e postura de líder: Comportar-se como líder não quer dizer “saber mandar”, significa dar informação, orientar, treinar e cobrar que seja feito. Com relação à postura de líder é dar limites deixando claro que as regras são para todos.
- Descontinuidade nas melhorias: Implanta mudanças, porém não faz com que tenham uma continuidade analisando os resultados e melhorando aquilo que ainda pode ser melhorado.
- Falta de Gestão do Tempo: Não faz um Gesto do Tempo eficaz com planejamento seguindo o planejamento, ou seja, tudo vira urgente e prioridade.
- Ausência de organização, controle e monitoramento: Cada coisa em seu lugar, e as pessoas sabendo onde elas estão e como devem ficar.
- Apego emocional: Pelo fato de que o empresário teve um papel principal e importante no início tem dificuldade em deixar que alguém capacitado o faça.
- Falta de alinhamento das informações: As pessoas (colaboradores) recebendo as informações necessárias para que desempenhem o seu melhor de acordo com o que se esperam delas. E as mesmas entendendo a importância do que fazem para o resultado final.
- Falta de comunicação eficaz: Ter uma rotina de diálogo sistemático analisando e validando a vivência e as ocorrências com os colaboradores com objetivo de todos saberem o que fazem, como fazem, por que fazem e para quem fazem.
- Insegurança para delegar: Em decorrência do apego emocional por determinado setor ou ainda o perfeccionismo (detalhismo) não conseguem ter segurança em “deixar que façam”.
- Tomada de decisão com base em resultados descontinuados: Como existem falhas de alocação e responsabilização pelas informações dificultando a decisão ou erros da decisão.
- Gestão em partes (setorizadas): Sem entender a importância do organograma e a prática do mesmo atuam de forma diferenciada e pontual em cada local, deixando de criar uma Cultura de Pensamento Sistêmico onde existe a corresponsabilidade de todos da empresa no resultado final.
- Gestão do efeito sem analisar a causa: Por uma questão de falta de gestão do tempo, planejamento, organização e falhas na comunicação o problema ocorre e a solução tem que ser imediata. Às vezes procurando o(s) culpado(s), deixando de se fazer a prevenção e não oportunizando possíveis soluções.
- Imediatismo: O problema existe e persiste por anos, e o gestor quer a resolução para ontem, “custe o que custar e doa a quem doer”. Porém na prática não se mudam comportamentos de um dia para o outro, mudam-se estratégias e leva-se um tempo para que as pessoas se adaptem e entendam o que se espera delas no atual momento.
- Identificar assertivamente quais informações são necessárias para avaliar o desempenho da empresa em amplo aspecto: Nem todas as informações devem serem passadas. Nem todas as pessoas precisam de determinadas informações para realizarem os seus trabalhos.
- Orientações e informações informais sendo somente verbalizadas: Toda forma de “fazer/ executar” devem estar escritas em um local para que na dúvida sejam utilizadas e otimizem o tempo.
- Ausência de Padrão, procedimentos verbalizados: “Saber o que se deve fazer e como fazer” devem estar descritos em lugares determinados para que todos o sigam.
- Indicação de cargos de responsabilidade sem análise de competência e perfil: Uma das dificuldades mais observadas e críticas com relação ao que se esperam das pessoas escolhidas.
Todos estes pontos citados influenciarão diretamente a sustentabilidade, ampliação e expansão da organização, e determinarão ou não, o alcance da visão pelas estratégias por meio das metas monitoradas e direcionadas pelos indicadores.
Contudo é possível de se fazer as mudanças e as melhorias desde que os Líderes e Gestores entendam o momento da sua empresa, e o papel que eles devem exercer na direção. Segue algumas sugestões que na prática darão resultados literalmente nos números e com as pessoas. São elas:
– Fazer uma gestão formalizada, ou seja, documentada diferente de ser burocrática.
- Informações devem estar disponíveis àqueles que realmente a utilizarão.
- Deve existir comunicação sistemática por meio de metodologias eficazes.
- Deve ter alinhamento e entendimento de todos os envolvidos nos processo.
- Disseminar a Cultura do Pensamento Sistêmico, ou seja, a interrelação dos setores com um único objetivo: a satisfação do cliente.
- Cultura da Excelência, melhoria contínua.
- Gerenciar números, indicadores, desempenho, produtividade, eficiência e eficácia dos processos.
- Manter e ser organizado.
- Ter um planejamento que direcione às pessoas dando segurança aos envolvidos.
Cleufe Almeida,
Diretora Técnica das Empresas Ser Ativo e Seressencial – Soluções Empresariais.
